Política de trabajo Remoto

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¿Sabes qué es una Política de trabajo remoto?

Como ya lo hemos visto en notas anteriores, la pandemia del COVID-19 ha obligado a la mayoría de empresas a improvisar el Teletrabajo o Home Office. Cabe mencionar que, en Centroamérica el porcentaje de las compañías que cuentan con esta forma de laborar es muy bajo, ya que ninguna le había tomado importancia o analizado las ventajas de esta opción.

En la actualidad, quienes ejercen las actividades en esta forma, son mayormente freelances o colaboradores de agencias de publicidad. Debido a esto y a la forma improvisada en el cual se ha ejecutado, ni siquiera se había considerado las políticas formales para el desarrollo del trabajo remoto. Este cambio abrupto ha dejado a las empresas y a trabajadores sin lineamientos claros de cómo proceder.

Con las disposiciones que se han tomado en la mayoría de países y que se les pide a las empresas no esenciales que envíen a los empleados a casa, muchos han tenido que luchar contra tiempo con diversas problemáticas, como por ejemplo:

  • Preparar a los empleados con los equipos y herramientas necesarios.
  • Estandarización de la comunicación interna y externa en toda la empresa.
  • Garantizar la protección de datos fuera de la oficina.
  • Establecer un método de seguimiento del tiempo para diferentes departamentos.

En esto es donde entra la importancia de una política de trabajo remoto. Una guía que juega un papel importante en el que se establecen las normas de la empresa y no deje lugar a las conjeturas. Sin esta política, los empleados quedan con la incertidumbre de que espera la empresa de ellos y en qué manera deben actuar para que se parezca a la vida de oficina. 

Ahora bien, ¿Qué es una política de trabajo remoto? 

Una política de trabajo remoto es un conjunto de pautas y límites que describe cómo y cuándo los empleados pueden trabajar desde su hogar o cualquier otra ubicación remota. Estas políticas de trabajo comunican las mejores prácticas a seguir, que ayudan a la empresa a mantener el orden y establecer expectativas claras.

Teniendo claro este concepto vamos a puntualizar cuales son los aspectos claves que hay que tomar en cuenta:

 

  • Determina los horarios del personal.

Es importante que cada miembro tenga claro los horarios que debe cumplir, que pueda reportarse y respetar el itinerario. De esta manera se puedan distribuir las funciones de manera equitativa y las franjas queden cubiertas en su totalidad. Dentro de este horario no solo se debe tomar en cuenta hora de conexión o desconexión, sino que también los tiempos de comida y pausas activas.

  • Seguridad de los datos.

Según el Informe del estado de la industria de Shred-it, de Estados unidos, el 86% de los ejecutivos de nivel C desconfían del trabajo remoto porque crea un mayor riesgo de violación de datos. Cuando saca empleados de las oficinas con redes seguras, debe tener en cuenta las amenazas de seguridad y la protección de datos.

Es por ello que se debe contemplar:

  • Protocolos para acceder, cambiar y transmitir documentos.
  • Cómo y cuándo se permite una conexión Wi-Fi pública.
  • Cómo acceder a una VPN u otra forma de seguridad al acceder a datos confidenciales.
  • Dónde se permite y no se permite a los empleados atender llamadas y reuniones confidenciales.
  • Protocolo para cuando ha habido una violación de seguridad.
  • Software antivirus preferido (si no se administra de forma centralizada).
  • Medición de la productividad.

Tenemos presente que en el hogar los factores de distracción son más y sobre todo cuando no se tiene al jefe inmediato que cumpla la función de policía del trabajo. Es debido a esto que se debe parametrizar las funciones que cada miembro de cumplir, tiempo de producción y de entrega.

Lo ideal es contar con un software que nos brinde reportería de las actividades, en caso la empresa se dedique a la interacción con clientes, resolución de casos o procesamiento de bases esto será aún más beneficioso.

  • Herramientas de comunicación.

En el caso que sea una empresa tradicional y se esté mudando al home office, es indispensable contar con las herramientas de comunicación interna y capacitar a los colaboradores sobre el buen uso de ello para evitar desórdenes o una inadecuada comunicación.

Cabe recalcar que está herramienta debe ser profesional, por lo cual un grupo de WhatsApp o un chat de Facebook deben ser totalmente descartados.

Es por ello que se debe esclarecer:

  • Qué tipos de herramientas de comunicación funcionarán mejor en diferentes situaciones (por ejemplo, reuniones de equipo, incorporación de nuevos clientes, etc.).
  • Qué plataforma pueden usar los empleados para la colaboración en equipo y la charla virtualVídeo y Audio Conferencias.
  • Reglas sobre los tiempos de respuesta esperados.
  • Establecer cuándo, dónde y cómo se llevarán a cabo las reuniones.

Te dejamos el enlace aquí en el cual puedes echar un vistazo a la herramienta de Lifesize, la cual cuanta con todas opciones para comunicación empresarial.

  • Requisitos de los equipos.

En este punto debemos saber si es la empresa quien proporcionará el equipo o si será el empleado quien debe contar con los recursos. Debido a ello se debe parametrizar de acuerdo a las funciones que se realizarán las características de las herramientas. Para ello es necesario estipular lo siguen:

  • ¿Se espera que los trabajadores proporcionen algún equipo?
  • ¿Qué artículos suministrará la empresa?
  • ¿La velocidad de internet necesita cumplir un cierto requisito?
  • ¿Cómo solicitan los empleados asistencia remota?
  • ¿Qué gastos califican para el reembolso? 
  • ¿Qué software se requiere y quién lo pagará?
  • ¿El equipo de TI necesita acceso al equipo para instalar el software antivirus?
  • Procedimiento de desvinculación.

En este punto se debe definir el proceso a seguir cuando la persona deje de formar parte de la organización y se finalice el contrato. 

  • Eliminación de datos.
  • Devolución de equipos.
  • Eliminar el acceso a archivos y canales de comunicación.

Sabemos que el mudar casi en su totalidad las operaciones de la noche a la mañana ha sido una labor estresante para todos, sin embargo, hay que verlo de manera positiva el como este hecho nos ha obligado a adaptarnos y a adelantar procesos que los expertos estimaban en los próximo 10 años. 

Esperamos que estos enunciados te sirvan como punto de partida o más bien como guía para desarrollar la política de la empresa. Recuerda que si necesitas asesoría en esto o cualquier otro ámbito relacionado a estas nuevas tecnologías o funciones, no dudes en contactarnos.

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